Что такое инвойс простыми словами и зачем он нужен?

Содержание статьи:

1. Что такое инвойс?
2. Что такое проформа-инвойс?
3. Какая информация заполняется в инвойсе?
4. Образцы инвойсов на русском и английском
5. Как правильно заполнять инвойс
6. Правила описания товаров

Внешнеэкономическая деятельность, международные грузоперевозки требуют определенных знаний и умения свободно ориентироваться в узкоспециализированных видах документов, одними из которых являются инвойс и проформа-инвойс. В российской коммерческой практике эти понятия используются редко, однако для совершения торговых операций с другими странами нужно знать предназначение, суть и правила оформления данного вида документов.

Что такое инвойс?

Если объяснить суть слова простыми словами – это счет (с англ. invoice), выставленный продавцом (поставщиком, экспортером) покупателю на оплату каких-либо товаров. Инвойс является обязательным документом для таможенных сборов и НДС, так как подтверждает стоимость декларируемого товара, указанную в договоре. Кроме этого назначения, коммерческий инвойс может выступать в качестве накладной к товару, а также служить удостоверением его происхождения. Инвойс, выставленный продавцом, свидетельствует об обязательстве покупателя оплатить товар в соответствии с условиями, указанными в договоре. (Это не касается случаев поставок по предоплате).

Коммерческий инвойс – обязательный документ для прохождения таможни: без него перевозимый товар не растаможат. Инвойс выписывается экспортером одновременно с отгрузкой товара и направляется покупателю. Главные особенности документа следующие:

• оформляется продавцом и передается покупателю;
• указываются подробные характеристики качества товара, происхождения, его количество и другие особенности, условия поставки;
• обязательно вносится полная стоимость партии товара и реквизиты его владельца.

Виды инвойсов

Инвойс – общее название счета, предъявляемого продавцом покупателю. Наиболее распространены счета двух типов – коммерческий инвойс (инвойс-фактура) и проформа-инвойс.

• Коммерческий инвойс (инвойс-фактура) – вид товаросопроводительного документа, по которому фактически происходит оплата товара. Является обязательным для заполнения экспортной декларации и таможенной очистки товара, переправляемого через границу.
• Инвойс-проформа – предварительный счет на оплату, выписываемый поставщиком. После утверждения суммы оформляется окончательный счет – коммерческий инвойс.

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс (англ. proforma invoice) – документ, который содержит предварительные данные о поставляемом товаре – например, о его количестве или цене, и является основанием для выписки окончательного счета – коммерческого инвойса. Проформа-инвойс обычно выписывается, если товар поставляется по частичной предоплате или безвозмездно (гуманитарная помощь, для участия в выставках, акциях, аукционах и др.) Проформа-инвойс может быть оформлен на отгруженный, но еще не реализованный товар, и наоборот.

Отличие проформы-инвойса от окончательного варианта инвойса-фактуры заключается в том, что некоторые данные в первом документе не являются окончательными и могут еще быть изменены до окончательного согласования поставки. Например, это может касаться количества товара или разновидностей его моделей.

После уточнения всех данных на основе содержания оставляется инвойс, который и является окончательным товаросопроводительным документом.

Какая информация заполняется в инвойсе?

Продавец (поставщик) должен заполнить инвойс, который должен содержать следующую информацию:

• дату составления и номер инвойса;
• реквизиты (наименование, адрес) отправителя (продавца);
• реквизиты получателя (покупателя);
• сведения о контракте (номер и дата заключения);
• название продукции, описание каждого вида (модель, артикул);
• количество единиц/веса товара;
• цену за единицу груза;
• общую стоимость товара;
• код ТН ВЭД груза;
• общую стоимость всей партии отправляемого товара – сумму инвойса;
• данные о стране-производителе, стране-экспортере (если она не является производителем);
• страну-получателя;
• цель экспорта товара;
• НДС (может не упоминаться, если налог нулевой);
• условия поставки соответственно Инкотермс.

Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.

Образцы инвойсов на русском и английском

Чтобы получить оплату по инвойсу, важно правильно заполнить товаросопроводительный документ. Образцы заполнения инвойсов в различных вариантах вы можете бесплатно скачать на нашем сайте.

Инвойс на русском и английском

Инвойс на английском

Заполненный образец

Инвойс в формате Excel

Проформа инвойс

Любые документы

для прохождения таможни

Получите бесплатную консультацию по оформлению

Позвоните нам по бесплатному номеру, или заполните форму и мы сами оперативно свяжемся с Вами!

8 800 234 98 33 Обратная связь

Как правильно заполнять инвойс

За время международной коммерческой деятельности сложились определенные требования к оформлению этого вида документа, которым нужно следовать. Если есть сомнения в корректности заполнения инвойса, лучше не полагаться на свои силы и обратиться к услугам специалиста в этом вопросе.

1. Коммерческий инвойс оформляется на стандартном листе А 4, но предпочтительнее – на специальном фирменном бланке поставщика: это удобнее, так как лист уже содержит все необходимые реквизиты продавца.
2. Документ может заполняться как от руки, так и в печатном варианте.
3. Заверяется инвойс только личной подписью лица, ответственного за отправление товара.
4. Несмотря на пометку о необходимости печати, она не обязательна: юридические лица освобождены от необходимости использовать в своей деятельности печати или штампы с 2016 года.
5. Сумма инвойса обычно выражается в валюте, указанной в контракте. Иначе обязательно указывается, по какому курсу (указать дату перевода) будет проведена конвертация.
6. Документ заполняется на языке, понятном для обеих сторон сделки, чаще всего – на английском. Таможня РФ принимает документы, оформленные на русском языке, поэтому потребуется его перевод. Сейчас успешно используется практика двуязычного заполнения документа – на языках поставщика и получателя, разделенного на две колонки.
7. Если товар отправляется не с коммерческой целью, обязательно указывается причина его перемещения. Например «Товар не для коммерции. Оплаты не требуется» или «Замена брака. Стоимость указана только для таможенного оформления» и др.
8. Если страховка и транспортировка оплачивается отправителем, их стоимость указывается в инвойсе отдельной строкой.
9. Инвойс заполняется в 6 экземплярах: 1 оригинал и 5 копий, которые хранятся в кармане для авиатранспортных отправлений вместе с накладной AWB. Одна из копий кладется в отправленный груз.

Правила описания товаров

Описание каждой позиции товара должна включать определенный перечень информации, от полноты которой зависит время прохождения грузом таможенного контроля и в результате – соблюдение сроков поставки посылки. В этой части инвойса нужно указать:

• наименование продукции;
• сферу применения товара;
• серийные номера, тарифный номер (при их наличии);
• материал изготовления;
• количество единиц продукции;
• тип упаковки товара;
• вес;
• объем, площадь, количество мест, занимаемые грузом;
• единицы измерения (кг, л, шт. и др.);
• цена единицы товара;
• общая стоимость груза.

Особые требования к некоторым товарам

К описаниям некоторых групп товаров предъявляются особые, дополнительные требования. Помимо общей информации, описания такой продукции должны содержать дополнительные сведения.

Подарки

• Описание пополняется формулировкой Unsolicited gift;
• Характеристики и стоимость всех изделий.

Часы

• Указать стоимость составляющих: корпуса, натуральных камней (при их наличии), гальванических и подвижных элементов отдельно.

Химические вещества

• Указание лишь названия недостаточно: полное описание нужно для возможности классификации (например, «порошок стиральный, автомат»).
• Должна быть запись следующего содержания: «Заявляю, что все хим. вещества в отправлении не подлежат контролю, согласно нормамTSCA».

Изделия из текстиля

• Состав ткани в процентах: шерсть – 50%, лен – 40% и т.д.
• Вид переплетения нити: вязаное, тканое изделие.
• Для кого предназначается – мужское, женское, детское.
• Образцы должны помечаться таким образом: MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.

Биологические образцы

• Происхождение: животное, человеческое и др.
• Причина отправки (проведение эксперимента, тестирования).
• Способ, используемый для транспортировки: заморозка, сухой лед и др.
• Сроки хранения образца.
• К инвойсу прикрепляется копия разрешения на экспорт/импорт и номер разрешения.

Перед отправкой груза следует тщательно проверить, чтобы все необходимые данные были внесены в коммерческий инвойс, а также наличие достаточного количества копий документа. Недостаток знаний оформления приводит к серьезным проблемам с оплатой инвойса.

Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.