Виды товаросопроводительных документов
Перевозка любого коммерческого груза требует наличия определенных товаросопроводительных документов. Их назначение заключается в идентификации товара и его свойств, а также задействованных в перевозке лиц и последующей оплате за доставку.
Комплект документов формируется под конкретную продукцию и может дополняться иными бумагами, касающимися ее особенностей. Также более широкий перечень составляется для международных перевозок.
Содержание статьи:
Виды товаросопроводительных документов
Сопровождающие груз документы делятся на необходимые для следующих целей:
- для погрузки (транспортные);
- для оплаты (платежные);
- для перевозки (разрешительные).
Транспортные документы для погрузки
Груз может перевозиться на различном транспорте. Исходя из этого, документы делятся на применяемые при перевозках на автомобилях, поездах, судах и самолетах.
Для автоперевозок требуются:
1. Товарно-транспортная накладная (форма 1-Т). Документ готовится отправителем груза в трех экземплярах и содержит в себе следующие данные:
- название товара и его получателя;
- количественные и весовые характеристики груза;
- применяемый упаковочный материал;
- выбранный вариант погрузки и разгрузки;
- время начала и окончания погрузки.
2. Акт взвешивания автомобиля. Он не имеет утвержденной формы и заполняется по правилам, установленным для обычной документации, в трех экземплярах. Необходим для фиксирования перевозок и их оплаты.
3. Акт контрольной проверки правильности погрузки. Он также не имеет установленной формы. Является дополнением к ТТН и указывает, сколько товаров находится в автомобиле. Готовится в двух экземплярах.
Для доставки на поезде потребуются:
1. Транспортная железнодорожная накладная по установленным формам, выбор которых зависит от доставляемого груза и типа контейнера. Составляется в четырех экземплярах и фиксирует факт заключения договора на перевозку. В ней указывается следующее:
- характеристики груза, в том числе его свойства, занимаемое число мест, количество единиц и весовые показатели;
- данные пункта убытия, перевалки и прибытия;
- реквизиты компании-перевозчика;
- заявленная стоимость продукции;
- информация о вагоне, в котором перевозится товар.
Накладная состоит из нескольких листов: непосредственно накладной, дорожной ведомости, корешка к ней и квитанции о приеме груза.
2. Пересылочная накладная. Выписывается получателем груза в одном экземпляре для отдельных типов товаров по специальным формам. Является подтверждением полной очистки вагона.
3. Опись на перевозку грузов. Оформляется по специальной форме в трех экземплярах. В документе отражаются данные железнодорожной накладной, сведения о месте убытия и прибытия, кто будет получать груз, сколько предметов перевозится и данные о них, в том числе их объявленная стоимость. Опись необходима, чтобы подтвердить перевозимое количество груза.
Авиаперевозка предполагает наличие следующих документов:
1. Грузовая авианакладная. Составляется в 8-12 экземплярах и отражает следующие сведения:
- место вылета и маршрут следования;
- данные о грузоотправителе и агенте перевозчика;
- сведения о способах оплаты, продукции и ее расположении;
- условия возврата товара;
- сведения о штрафных санкциях.
Наличие накладной означает, что договор авиаперевозки заключен.
2. Грузовая ведомость. Необходима для таможенного оформления. Составляется перевозчиком в двух экземплярах и отражает данные о перевозимом на борту грузе. В ней указываются сведения о номере и месте отправления рейса, об авианакладных, о количестве, весе, виде и свойствах продукции, о местах разгрузки, а также наименование участников перевозки.
3. Почтово-грузовая ведомость. Оформляется в пяти экземплярах. Содержит информацию о месте, дате вылета и прилета, рейсе и продукции, ее количестве и характеристиках, а также реквизиты участников процесса перевозки.
Речным транспортом можно перевозить различные материалы.
В зависимости от типа груза выделяют:
1. Накладные для перевозки сухогрузов по установленной форме. Составляется в одном экземпляре и обязательна к предъявлению совместно с грузом в порту.
Содержит обязательные реквизиты:
- порт убытия и прибытия;
- адреса сторон перевозки;
- наименование товара, его количество и вес;
- способы погрузки и выгрузки;
- отметки о пройденном расстоянии;
- сведения о тарифе провозной платы и т.д.
В качестве дополнения оформляется перечень грузов по форме ГУ-1а. В нем отражается количество занимаемых грузом мест, во что он упакован, как называется, сколько весит и за какую плату провозится.
2. Накладная для грузов в универсальных контейнерах. Ее также оформляет в одном экземпляре отправитель. Выписывается на один или несколько контейнеров, следующих по одному адресу и к одному получателю груза.
3. Накладная для перевозки наливных грузов по форме ГУ-3. Выписывается отправителем в одном экземпляре и содержит сведения, аналогичные данным формы ГУ-2, за некоторыми исключениями, касающимися особенностей груза.
Для морских перевозок потребуется заполнить:
1. Морскую накладную в одном или нескольких экземплярах. В ней необходимо обязательно отразить сведения о времени и месте погрузки, перевозчике, отправителе груза и его получателе, характеристики и наименование груза, данные о его упаковке, сведения о выданных коносаментах.
Допускается отражать иную информацию по соглашению сторон. Данный документ подтверждает, что между сторонами заключен договор перевозки и груз принят для транспортировки.
2. Линейную накладную. Порядок оформления аналогичен морской накладной. Отличие в том, что применяется при линейных перевозках, когда имеется заранее известный маршрут с определенными остановками в нескольких портах.
Сопроводительные документы для осуществления расчетов
В процессе внутрироссийских перевозок основными финансовыми документами, сопровождающими груз в пути, являются счет или счет-фактура.
На их основании происходят взаиморасчеты между сторонами. Кроме того, они являются основанием для оприходования товара.
Счет-фактура оформляется по типовой форме № 141 с обязательным указанием следующих сведений:
- данные об отправителе и получателе товара;
- наименование и цена отдельной единицы товара и общая сумма.
Счет с аналогичным содержанием также становится основанием для перечисления денежных средств. Оформляется поставщиком по форме № 868.
Товаросопроводительные документы разрешительного характера
Некоторые товары нельзя перевозить в отсутствии различных сертификатов, лицензии и иных документов о качестве и безопасности изделий.
В зависимости от типа груза могут потребоваться следующие документы:
- Сертификат качества. Необходим для каждой новой партии товара в рамках одного перевозочного документа.
- Фитосанитарный сертификат. Сопровождает товары, которые проходят проверку на карантин при пересечении границы.
- Фумигационный сертификат. Выдается в отношении некоторых товаров, которым требуется обработка от вредителей.
- Гигиенический сертификат. Необходим на ряд товаров, которые могут навредить человеку при их использовании.
- Ветеринарный сертификат. Оформляется для перемещения животных, мяса и других продуктов его переработки.
- Сертификат на опасные грузы. Необходим для подтверждения упаковки продукции в соответствии с требованиями безопасности.
Все указанные бумаги оформляются в уполномоченных госорганах. Требования к ним содержатся в специально принятых правовых актах.
Дополнительные документы
Помимо основных товаросопроводительных документов, могут потребоваться и дополнительные. Это могут быть договор купли-продажи или договор на перевозку, документы о безопасности упаковки, документы на крупногабаритный груз, страховка и т.п.
Каждый случай перевозки уникален и требует индивидуального подхода к комплектации сопроводительной документацией.
Какие документы необходимы при международных перевозках?
При международных перевозках также потребуется комплект из транспортных, финансовых и разрешительных документов.
Для доставки любого товара необходимы:
- Инвойс. Оформляется на языке, понятном для сторон контракта. Содержит сведения о товаре, его весе и количестве, существенные условия поставки, реквизиты сторон. Является обязательным для предъявления на таможне и служит основным документом для оплаты.
- Упаковочный лист. Сопровождает груз в пути, обеспечивая его сохранность. В нем есть все данные о грузе, кроме цены.
- Документ о происхождении товара. Форма устанавливается страной, куда ввозится товар. Его наличие подтверждает место производства изделий.
- Коносамент. Подтверждает права собственности на груз. Применяется больше при морских перевозках, но встречается при доставке иным транспортом.
При перемещении груза на автомобиле потребуется международная автомобильная накладная (CMR), по воздуху — международная авиационная накладная (AWB), по железной дороге — международная железнодорожная накладная (RWB).
Что будет за отсутствие необходимых документов?
Нехватка основного или дополнительного сопроводительного документа может доставить много неприятностей всем участникам сделки:
- задержка отправления груза;
- дополнительные расходы за хранение груза, срочность оформления бумаг;
- наложение административных штрафов;
- потеря клиентов;
- снижение репутации компании и др.
Обращение в нашу компанию убережет от ошибок и позволит собрать полный перечень документов под конкретный груз и выбранный маршрут его следования.
